vendredi, juillet 23, 2021
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Logiciel de Paie : définition, avantages et fonctionnalités

Avec l’évolution constante des normes légales, l’acquisition d’une solution pour mieux gérer la paie des salariés s’établit comme une nécessité pour les entreprises. À cet effet, le logiciel de paie s’impose comme un outil très utile et plébiscité par la majeure partie des entreprises depuis plusieurs années. Mais, qu’est-ce ce logiciel en réalité et quels avantages offre-t-il ? Découvrez ici tout ce qu’il y a à savoir sur le logiciel de paie.

Logiciel de paie : c’est quoi ?

Un logiciel de paie désigne un outil informatique qui facilite la gestion intégrale de la paie et du personnel administratif d’une entreprise. Par ailleurs, les logiciels de paie peuvent être utilisés sous deux formes. D’abord en monoposte, c’est-à-dire installés sur les ordinateurs ou le réseau informatique de l’entreprise. La seconde configuration est dite mode SaaS et correspond à une installation du logiciel réalisée directement sur les serveurs de l’éditeur informatique. Il faut dire que le logiciel est essentiellement destiné aux entreprises désireuses de gérer leur processus « Ressources Humaines » en interne. En outre, il peut être employé par des cabinets d’expertise-comptable qui exercent une mission sociale en plus de leur fonction comptable.

Logiciel de paie : quelles fonctionnalités ?

Un logiciel de paie dispose d’une multitude de fonctionnalités vous permettant de gérer efficacement la paie de vos collaborateurs et de couvrir la gestion administrative du personnel. Entre autres, il permet l’édition des bulletins de paie des différents bordereaux de charges sociales mensuelles ou trimestrielles. Aussi, il intervient dans la gestion des règlements et insertion automatique des écritures de paie dans la comptabilité.

Le logiciel remplit également une fonction de télétransmission des Déclarations Sociales Nominatives (DSN) et facilite la réalisation de la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS). De plus, il joue un rôle important dans la tenue du registre du personnel, le suivi des salariés ainsi que la réalisation des divers documents administratifs. Par ailleurs, l’édition de tableaux de bord constitue l’une principales fonctionnalités que possède un logiciel de paie.

Logiciel de paie : quels avantages ?

Un logiciel de paie présente un certain nombre d’avantages. Toutefois, il y en a qui sont plus visibles que d’autres.

Le gain du temps

Il s’agit du premier avantage dont dispose un logiciel de paie. En effet, grâce à l’automatisation des tâches récurrentes, les démarches administratives sont simplifiées et occasionnent de ce fait une amélioration de la productivité du service RH. Ainsi vous gagnez un temps considérable qui vous permet de mieux réfléchir le développement de votre entreprise.

La réduction des coûts et la diminution du risque d’erreur

Toutes les tâches administratives liées à la paie sont regroupées au sein d’une seule base de données, ce qui permet d’importantes économies. En outre, cela permet de limiter les risques d’erreur qu’entraine la ressaisie des informations sociales et d’accroitre le niveau de réactivité. Par conséquent, vous n’aurez plus à vous inquiéter de la perte de temps et des nombreuses erreurs qu’engendre l’utilisation du tableur Excel. De plus, le logiciel permet de fiabiliser le processus de traitement de la paie ainsi que les données sociales.

La gestion évolutive

En adoptant un logiciel de paie, vous obtenez la possibilité de débuter avec une version basique et moins onéreuse. Ainsi, au fil du temps et en fonction de vos besoins, vous pouvez évoluer vers une version plus complète et sophistiquée. Les logiciels de paie possèdent généralement des modules auxquels une entreprise a le choix de souscrire ou non.

La maitrise des données sociales

L’utilisation d’un logiciel de paie vous évite de confier l’établissement des bulletins de paie à une entreprise tierce. De ce fait, votre entreprise assure la maitrise de ses propres données sociales et se voit protéger contre les risques de pertes de fichiers et les saturations de fin d’année. Aussi, plus question de soucis liés à la récupération de vos données en cas de rupture de la collaboration avec le prestataire.

Comment choisir votre logiciel de paie ?

Le choix de votre logiciel de paie doit se faire suite à une analyse approfondie de vos besoins et la définition d’un budget pour l’acquisition. Aussi, procédez à une comparaison des logiciels disponibles sur le marché. Une fois cette étape passée, vous pouvez vous baser sur certains critères spécifiques pour faire un choix qui vous avantage le plus.

La fiabilité

Il s’agit du critère le plus important de tous étant donné que la paie est complexe et connait une évolution constante et significative. Assurez-vous que le logiciel bénéficie d’une mise à jour régulière qui permet une intégration automatique en temps réel des normes réglementaires quant à la paie. Par ailleurs, veillez à ce que ces mises à jour intègrent les informations légales actualisées et corrections de bugs éventuels. Ils doivent aussi contenir de nouvelles fonctionnalités afin de faciliter une symbiose entre le logiciel et l’évolution de votre entreprise.

La sécurité

Le stockage des données des salariés sur des serveurs sécurisés est un critère capital du choix de votre logiciel. En effet, cela se révèle d’autant important lorsque le logiciel est installé sur du matériel appartenant à une entreprise tierce. Choisissez donc votre prestataire avec précaution. Aussi, assurez-vous que des sauvegardes sont réalisées sur des bases régulières.

La simplicité

Il est essentiel d’opter pour un logiciel dont l’utilisation serait assez simple. Ainsi, l’interface doit être claire, et personnalisable pour mieux s’accommoder aux tâches quotidiennes de l’entreprise. De plus, l’utilisation doit être fluide et intégrer des modules d’aide intuitifs.

L’efficacité

Privilégiez un logiciel de paie qui propose des services comme la production automatique du journal des écritures de paie ainsi que leur intégration dans la comptabilité. Cela aide à éviter une ressaisie après la clôture mensuelle de la paie et permet de diminuer le risque d’erreur.

Les meilleurs logiciels de paie existants

Si vous rencontrez des difficultés pour choisir votre logiciel, il est possible de préciser votre choix en vous rapportant à ce top 3 des meilleurs logiciels de paie.

Paye MTAE

Le logiciel Paye MTAE apparait comme la crème du logiciel de paie et accompagne les cabinets d’expertise comptable ainsi que les entreprises depuis près d’un demi-siècle. Il s’agit d’un produit multi-employeurs et multi-conventions qui facilite les habitudes de travail au sein de votre entreprise. Hormis les multiples fonctionnalités qu’il partage avec d’autres logiciels, il propose un accès à des tonnes de modèles pré-paramétrés et procède à un contrôle de cohérence des diverses déclarations. Il intègre également une gestion des absences, des congés payés et le calcul automatique de l’ancienneté.

PayFit

Bien qu’il soit nouveau sur le marché des logiciels de paie, PayFit ne manque pas d’apporter une énorme contribution. En effet, ce meilleur Logiciel de paie propose une solution entièrement en ligne et automatisée destinée à la gestion de la paie afin de simplifier le processus de traitement de la paie des entreprises. Aussi, en optant pour un forfait particulier de ce logiciel, vous serez quotidiennement accompagné par un expert paie attitré. De plus, le bulletin de salaire est généré automatiquement après que vous ayez saisi les données variables de paie.

EBP

Il s’agit d’un meilleur logiciel de paie taillé sur mesure pour les TPE et PME. Il peut être utilisé en monoposte, mais également en ligne. Par ailleurs, vous disposez du choix entre deux solutions. Il y a la solution accompagnée pour laquelle EBP se charge de paramétrer le logiciel. La seconde est dite autonome et implique que l’entreprise utilisatrice s’occupe elle-même du paramétrage. Le logiciel EBP est aussi très complet et facile à utiliser. Toutefois, vous pouvez bénéficier d’une assistance téléphonique ouverte à toutes les entreprises. Aussi, le coût de ce logiciel dépend de la taille de l’entreprise et de ses besoins.

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