Les voyages d’affaires en groupe nécessitent une bonne planification des déplacements, des réunions de travail et des activités de loisirs. Il faut dire que les séjours d’entreprise sont devenus l’un des outils les plus utilisés par les départements des ressources humaines, des ventes ou du marketing. Bien souvent, ils aident à conclure des affaires ou à obtenir de nouveaux clients. Lorsqu’il s’agit de réunions internes, ce sont des éléments qui unissent l’équipe de travail, et motivent les collaborateurs pour que l’entreprise puisse atteindre de nouveaux objectifs. Organiser un voyage d’affaires n’est pas une tâche facile, surtout si cela est fait en groupe. Il est important de tenir compte de l’agenda et des préférences de chaque voyageur. Il est également nécessaire de tenir compte des horaires, des types d’hébergement, des activités de loisirs et des besoins de transport pour une gestion correcte et réussie. Dans cet article, nous vous expliquons quels sont les points-clés pour planifier un voyage d’affaires en groupe et profiter au maximum de votre séjour dans la ville de destination.
Commencer à planifier votre voyage à l’avance
Lors de la planification d’un voyage d’affaires, des questions se posent souvent : Faut-il réserver à l’avance ? Que faut-il inclure dans l’itinéraire de voyage ? Est-il important de connaître l’histoire de la ville où vous voyagez ? Autrement, pour réussir votre séjour d’entreprise, l’organisation et la planification sont les éléments-clés. Vous avez aussi la possibilité de faire appel à une agence évènementielle spécialisée dans l’organisation d’évènements d’entreprise pour que tout soit plus simple. Ces professionnels pourront même organiser vos activités. Ils pourront par exemple louer une péniche à Paris pour vous ou réserver les meilleurs hôtels et restaurants dans la ville. Mais si vous préférez tout gérer vous-même ou en interne, alors ne manquez pas les conseils qui suivent. Et sachez que pour optimiser les ressources et garantir le confort de tous les membres de l’équipe, il est important de réserver des vols et des hébergements à l’avance. Plus le groupe est grand, plus il faut consacrer de temps à la planification.
Créer une politique de voyage
Avoir un document contenant les besoins et les objectifs de l’entreprise vous aidera à prendre des décisions sur les voyages en équipe. Il est valable pour l’organisation d’événements d’entreprise, d’invitations de clients et de partenaires ou de voyages de motivation pour les employés. Le budget estimatif peut être établi dans le cadre de la politique en matière de voyages. Les directives de base à suivre pour guider l’organisateur de voyages et les employés sont également définies.
Optimiser les réunions et les événements
Toutes les activités auxquelles les employés participeront doivent figurer dans l’itinéraire final. Le document doit être réaliste et tenir compte du temps de voyage, des heures de repas et de repos. Si ces aspects ne sont pas pris en compte, la performance de l’équipe peut être affectée.
Rechercher des informations sur le pays
Connaître la géographie, l’histoire et les coutumes du pays de destination peut être très utile pour briser la glace lors de réunions ou d’événements. Il est également important de comprendre le protocole commercial. Cela inclut comment saluer, comment s’habiller pour faire bonne impression, quels sujets éviter et quand remettre les cartes de visite, entre autres.
Définir les activités récréatives
Bien que l’objectif principal d’un voyage d’affaires soit précisément de faire des affaires, vous ne devez pas oublier le temps de loisirs. Ils aident à renforcer les valeurs entre entreprise-employé et à augmenter la productivité. Il y a beaucoup de variables à considérer, de détails à analyser, de réservations à gérer et d’horaires à ajuster pour qu’un voyage d’affaires en groupe se passe parfaitement. Même en résolvant toutes ces questions, des contretemps pourraient survenir pendant le voyage. Faire appel à des professionnels de l’évènementiel pour gérer les voyages d’affaires de votre entreprise peut simplifier le processus et améliorer l’expérience. Cela vous aidera également à économiser du temps et de l’argent. Grâce à leur service, il est possible de garder un œil su