Pour le développement d’une entreprise, les ressources humaines sont d’une importance capitale. C’est d’ailleurs pour cela que les entreprises mettent tous les moyens en place pour la bonne intégration de nouveaux talents. Car ceux-ci peuvent apporter à travers un nouveau regard des appréciations sur l’entreprise et permettre de mettre en place des actions correctives. Dans cet article, vous verrez la manière dont le rapport d’étonnement peut s’avérer utile pour une entreprise lorsqu’il en fait un bon usage.
Définition du rapport d’étonnement
Le rapport d’étonnement est un outil de stratégie mise en place par les ressources humaines. Il est souvent rédigé par les stagiaires, les alternants et les nouvelles recrues quelques instants après leur intégration dans une entreprise. Soumis en version papier ou électronique, l’idée est de permettre au nouveau de donner leur avis constructif, mais aussi des critiques de l’image que perçoit les utilisateurs de l’extérieur.
Avec le rapport d’étonnement, vous donnez l’opportunité à une personne de relever les dysfonctionnements que vous n’arrivez plus à percevoir en raison de votre implication totale et de vos passifs, mais également de faire des propositions de solution pour résoudre certains problèmes. Cet outil peut s’adresser au manager, aux ressources humaines et à la direction.
Objectif du concept
La demande de rédaction du rapport d’étonnement suppose que l’employeur est prêt à entendre les critiques sur son entreprise. En dehors de cela, il remplit d’autres objectifs pour l’employeur que l’employé.
L’employeur
Le rapport d’étonnement permet d’effectuer des changements au sein de la structure. C’est aussi le document qui favorise la remise en question et entraine des améliorations sur son fonctionnement. Ce dernier présente les forces et les faiblesses de l’entreprise de la manière la plus objective et parfois subjectives. Parfois, il donne naissance à des idées innovatrices.
Le salarié
Une nouvelle recrue en charge de la rédaction d’un rapport d’étonnement intégré vite l’équipe de l’entreprise, car il se trouve dans l’obligation de questionner une grande majorité des employés. Il permet aussi au salarié de se sentir à l’aise dans l’entreprise parce qu’il est écouté et que son avis compte pour l’entreprise.
Comment organiser la rédaction du rapport
Pour permettre à chaque salarié de rédiger un rapport d’étonnement, tout commence le jour de son entrée dans l’entreprise. Vous devez confier à chaque nouveau collaborateur cette responsabilité. Le document peut être sous la forme d’un questionnaire, ou un bilan oral à la fin de la période d’essai. Tout comme il peut se présenter comme un compte rendu écrit ou un mélange de questionnaires et de l’espace pour permettre au collaborateur de donner son point de vue. Bien que la forme de l’outil dépend de chaque entreprise, il est recommandé d’utiliser le questionnaire avec des espaces. Le but est de donner la possibilité au salarié d’émettre son point de vue.
Le rapport d’étonnement se rédige comme un journal de bord. Notez donc vos premières impressions pour le mettre après de manière organisée dans votre rapport. Vous pouvez aborder le processus de recrutement dans l’entreprise et les techniques mises en place pour faciliter l’intégration du nouveau. En fait, ce sont des éléments que négligent généralement les entreprises, mais qui nuisent à l’image marque et à la motivation des employés. Vous pouvez aussi y parler de votre appréciation sur la vision générale de l’entreprise. Tout comme vous avez aussi la liberté de dire tout ce qui vous a étonné en prenant en compte vos expériences dans d’autres entreprises. Cela ne suppose pas que seule une personne avec l’expérience peut rédiger un exemple de rapport d’étonnement. En effet, le stagiaire ou les alternants peuvent aussi le rédiger. Dans la grande majorité des cas, leurs idées sont innovatrices et justes. En plus, ils n’ont pas de passif dans l’entreprise et leur point de vue reste subjectif.
Réalisation de cet outil stratégique
En suivant trois étapes, il est possible de réaliser un rapport d’étonnement. La première étape consiste à expliquer au collaborateur l’objectif du rapport, sa présentation, la méthode de rédaction et les modalités de restitution et de traitement. Le but est de permettre à ce dernier de comprendre ce qu’on attend de lui et de l’importance de son travail pour l’entreprise.
Durant la deuxième étape qui concerne la phase de réalisation, un membre de la société doit s’assurer de la bonne rédaction du rapport et surtout laisser la liberté au rédacteur de formaliser tous ces éléments. La troisième étape ou la restitution des données à lieu lors d’une réunion entre le rédacteur du rapport d’étonnement et le supérieur en charge de la réception. Le rédacteur présente son document et apporte des clarifications sur des points qui semblent flous. Cette phase est indispensable pour la suite du traitement du rapport, mais aussi une manière de valoriser le travail du stagiaire, salarié.
Le déroulement du rapport d’étonnement débute le premier jour d’intégration de la nouvelle recrue. Ceci permet à ce dernier de faire des remarques et de donner des impressions justes. Au cas où l’entreprise ne dispose pas d’une trame vierge, il faut que l’employeur avertisse le salarié pour qu’il prenne des notes à cotés. La transmission du rapport doit se faire en réalité dans un délai d’un mois. Lorsque vous dépassez ce délai, le rapport d’étonnement perd sa valeur et son utilité immédiatement.
Analyser le rapport d’étonnement
Le rapport d’étonnement rassemble plusieurs informations d’où l’importance de l’employeur de jouer le jeu. Il s’agit du ressenti, de l’interprétation, des expériences et du constat d’une nouvelle recrue. Ces éléments doivent refléter l’entreprise. Pour analyser ces différents éléments et en tirer profit, le traitement doit se faire de manière individuelle et collective.
Avec les informations recueillies par le salarié, le but n’est pas de procéder à une totale réorganisation. Pour mesurer à quel point, il est conseillé de traiter plusieurs rapports d’étonnement pour voir les éléments qui reviennent à chaque fois. Cela entraînera des améliorations qui vont impacter positivement l’entreprise. Cependant, si les rapports finissent dans un tiroir sans que des actions ne soient mises en place pour corriger les tas, c’est tout le système de fonctionnement de l’entreprise qui finira paralysé.
D’autre part, le rapport d’étonnement peut finalement devenir un objet de démotivation. Car les employés pourront se sentir inutiles et sans voix. Ce qui peut renvoyer une mauvaise image de l’entreprise.